Proje Yönetiminde Temel Bilgiler

Modern anlamda proje yönetimi 1960'lı yıllarda başladı. Ancak çok daha fazla geride, 19. yüzyılın ikinci yarısında kökleri vardı. Proje yönetimi ihtiyacı, işleri ve tecrübeleri projeler etrafında organize etmenin yararını gören işletmeler tarafından yönlendirilmiştir. Proje yönetiminin en büyük çaplı kullanımı olarak ABD uzay programını biliyoruz. Bugün devlet, asker ve kuruluşlar bu konuya tamamen adapte olmuşlardır. Proje yönetimini nedir ?

1- Proje yönetimi küçük bir iş değildir.
2- Proje yönetiminin kesin bir başlangıç ve bitişi vardır. Bu sürekli bir süreç değildir.
3- Proje yönetimi, projedeki işleri takip etmek ve başarılarını takip etmek için çeşitli araçlar kullanır. WBS (iş dökümü yapıları), Gantt çizelgeleri ve PERT grafikleri bunlardan bazılarıdır.
4-Projelere tahsis edilmiş tam zamanlı kaynaklara ilave olarak zaman zaman özel amaçlarla kaynaklara ihtiyaç duyulur.
5- Proje yönetimi rsikleri azaltarak başarı ihtimalini arttırır.

Proje yönetimi bir üçgen olarak özetlenebilir. Üç en önemli faktör olarak zaman, maliyet ve kapsama genel olarak "üçlü kısıt" denir. Bu durumu merkezde kalitenin olduğu üç köşeli bir şekil olarak düşünebiliriz.

1. Projeler zamanında teslim edilmelidir.
2. Projeler belirlenen maliyeti içinde kalmalıdır.
3. Projeler belirlenen kapsamda kalmalıdır.
4. Projeler müşterinin kalite ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamalıdır.

Son zamanlarda proje yönetimi üçgen yerine baklava dilimi ile belirtilmeye de başlanmıştır. Bu gösterimde zaman, maliyet, kapsam ve kalite köşelerde müşteri beklentileri ise merkezde yer alır.


İki farklı müşterinin projeden beklentileri hiçbir zaman aynı değildir. Dolayısıyla müşterinin projeden beklentilerini sorgulamak gerekir.

Bir proje hayat döngüsü içerisinde 6 fazdan geçer :

1. Proje Tanımı: Hedeflerin tanımlanması, amaçların ve kritik başarı faktörlerinin belirlenmesi.
2. Proje Başlatımı: Projeyi başlatmadan önce ihtiyaç duyulan her şey.
3. Proje Planlaması: Zaman , para ve diğer kaynakların kullanılarak yapılacak tüm işlerin detaylı planı.
   
4. Projenin Gerçekleştirilmesi: Ürün, servis veya istenilen çıktıyı verecek çalışmaların yapılması.
5. Projenin İzleme ve Kontrolü: Proje planının istendiği gibi gidip gitmediğini izleyerek gerekli düzeltici/önleyici faaliyetleri yapmak.
6. Proje Kapanışı: Projeden beklenen hedeflerin, çıktıların projeden beklendiği gibi olduğunun resmi olarak kabulü.
   

Burada en büyük sorumluluk proje yöneticisi rolündeki şahıstadır. Projeyi yönlendirmek, yönetmek ve baştan sona varıncaya kadar kontrol etmek proje yöneticisinin işidir. Proje yöneticisi projenin işlerini yapmamlı sadece projeyi yönetmelidir. Yapılması gereken aktivitelerden önemli olan bir kısmı şunlardır :

1. Proje yöneticisi projeyi tanımlamalı, yöneteilebilir işlere ayırmalı, uygun kaynakları temin etmeli ve işlerin yapılması için bir proje takımı kurmalıdır.
2. Proje yöneticisi projenin nihai hedefini belirlemeli ve takımını projeyi zamanında tamamlama konusunda motive etmelidir.
3. Proje yöneticisi tüm paydaşları proje boyunca belirli periyotlarla bilgilendirmelidir.
4. Proje yöneticisi projedeki riskleri izlemeli, değerlendirmeli ve azaltmalıdır.
   
5. Hiçbir proje planlandığı gibi gitmez. Dolayısıyla proje yöneticisi adaptasyonu öğrenmeli ve değişimi yönetebilmelidir.

Bir proje yöneticisinin sahip olması gereken birtakım özellikler vardır. İşte onlardan bazıları:

• Liderlik
• İnsan yönetimi (müşteriler, tedarikçiler, fonksiyonel yöneticiler ve proje takımı)
• Etkili iletişim (sözlü ve yazılı)
• Etkileme
• Müzakere yeteneği
  
• Çatışma yönetimi
  
• Planlama
• Kontrat yönetimi
  
• Tahmin
• Problem çözme
  
• Yaratıcı düşünme
  
• Zaman yönetimi
  

Proje yönetimi, tanımlanmış hedeflerin kontrollü bir şekilde bir takım tarafından başarılması için oluşturulmuş bir çevre ve şartlar bütünüdür.